Devis

Le module "Devis" permet de créer, d'envoyer par email et suivre les devis.

Idéalement, le devis sera créé à partir d'un client, d'un prospect ou d'une opportunité de manière à ce que le client ou le prospect soit déjà défini.

Une fois votre devis créé, il est désormais temps d'y ajouter une ou plusieurs lignes. Pour cela, vous aurez 3 possibilités :

• une ligne de devis classique
• une ligne reprennant les informations d'un Article
• une ligne de commentaire

Ajout d'une ligne classique

Une ligne classique de devis permet de renseigner une désignation, une quantité, au taux de TVA et un montant unitaire. Il est également possible d'ajouter un commentaire (facultatif) pour préciser certains détails.

Ajout d'une ligne à partir d'un article enregistré

Il est facile d'ajouter une ligne de devis à partir d'un Article déjà enregistré grâce à un formulaire de recherche à partir du code ou de la désignation de l'article.

Un simple clic sur l'article correspondant permet de pré-remplir le formulaire d'ajout d'une nouvelle ligne de devis avec toutes les informations enregistrées au niveau de l'article.

Ajout d'une ligne de commentaire

L'ajout d'une ligne de commentaire peut être très pratique pour mentionner des informations complémentaires dans le devis, comme des conditions de paiement, des délais ou toute autre condition ou information qu'il est important de porter à la connaissance de destinataire.

Génération automatique d'un fichier PDF

A chaque modification du devis ou d'une ligne, un fichier PDF sera automatiquement généré de manière à pouvoir visualiser le devis tel qu'il sera envoyé au contact destinataire.

Il est également possible de modifier l'ordre des lignes d'un devis par "glisser-déposer" (drag and drop) avant d'enregistrer la nouvelle séquence.

Validation d'un devis

Il est possible de définir un montant au-delà duquel les personnes non autorisées devront faire valider le devis avant son envoi par email.

La personne autorisée revera une notification par email l'invitant à vérifier le devis et elle pourra soit le valider, soit refuser la validation en indiquant une ou plusieurs remarques. Dans les 2 cas, la personne ayant préparé le devis sera à son tour notifiée par email afin d'envoyer le devis par email au contact destinataire, soit faire les modifications suggérées avant de relancer le processus de vérification et de validation.

Envoi par email d'un devis

Une fois le devis rédigé (et validé si nécessaire), c'est le moment d'envoyer le devis par email au destinataire. Cette opération se fait en 3 étapes :

1. vérification et modification si besoin des destinataires et du contenu de l'email
2. vérification et ajout si besoin des fichiers qui sont seront ajoutés en pièces jointes à l'email
3. vérification finale avant l'envoi effectif

Bien entendu, il est également possible de noter l'envoi du devis par un autre moyen.

Réponse et signature en ligne d'un devis

Par défaut, l'email contient 2 boutons qui redirigeront le destinataire vers une page publique de la plateforme myBusiness pour décliner ou accepter le devis.

Si le destinataire décline, il sera invité à indiquer une raison. La raison indiquée sera enregistrée et le devis sera clôturé. Des statistiques sur les raisons de refus des devis pourront être consultées.

Si le destinataire accepte, il sera dirigé vers une page qui lui permettra de signer le devis directement sur l'écran (à noter qu'il ne s'agit pas d'une signature électronique, mais uniquement d'une image du dessin de la signature). Après validation, le devis sera mis à jour et la signature sera intégrée dans le fichier PDF.

Dans les 2 cas, vous serez notifié par email de la décision concernant le devis.

Signature électronique des devis

Nous travaillons actuellement sur la possibilité de faire signer les devis par signature électronique.

En effet, nous avons trouvé un partenaire français spécialisé qui propose une plateforme de signature électronique tout à fait opérationnelle, simple et très abordable, entièrement compatible avec notre plateforme myBusiness.